Recrutement – Office Manager

Qui sommes-nous ? 

L’association Aloïs est un centre d’expertise pour la santé cognitive créé en 2004 par la neurologue Dr Bénédicte Défontaines. Sous le statut d’association loi 1901, Aloïs est articulé autour de 3 axes : clinique, recherche et formation.

Dans l’optique de « Diagnostiquer tôt les troubles cognitifs pour vivre mieux », Aloïs adopte une philosophie de prévention à tous les âges de la vie. L’équipe d’Aloïs reçoit des patients pour des parcours de soins et de prise en charge à tous les âges de la vie (1000 patients en moyenne par an). 

Missions principales 

Administratif 

• Organiser et assister aux réunions, rédiger les comptes rendus, suivre l’avancée des points abordés ;
• Assurer le suivi des conditions d’exécution des contrats, conventions de partenariat, de subventions ; 
• Être le support des membres de la cellule de direction et des responsables de projets en assurant en amont la préparation et le suivi des dossiers ; 
• Archiver des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
• Rassembler et mettre en forme des indicateurs de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, BNA…) ;
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions mensuelles, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques, formations…)
• Gérer les plannings hebdomadaires de la cellule de direction ;
• Gérer les commandes de matériel, fournitures et consommables ; 
• Gérer les plannings pour l’utilisation des salles de réunions et de consultations ; 
• Gérer le courrier en collaboration étroite avec la secrétaire médico sociale

Ressources Humaines 

• Réaliser un suivi administratif des salariés et prestataires de l’association (contrat, avenants, suivi des dossiers maladie et prévoyance, déclarations auprès des organismes sociaux, suivi du tableau de bord des présences, absences et départs du personnel etc.).

Appui Financier

• Établir les éléments variables des fiches de paie sur le logiciel Silae RH;
• Centraliser et transmettre les factures et justificatifs de dépenses de l’association au contrôleur de gestion ;

Communication 

• Participer à la mise en page et relecture et transmission des outils de communications ( Rapports d’activités, newsletter, article sur le site internet, post linkedin etc…

Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres missions pourront être données.

Formations et parcours 

• Formation attendue : de formation supérieure dans le domaine de l’assistanat de direction / office manager
• Appétence pour le milieu médico-social et associatif ; 

Compétences attendues 

• Dynamisme, rigueur, autonomie et organisation
• Capacités d’adaptation et de gestion des priorités
• Esprit d’équipe et motivation pour participer à une structure d’esprit social et solidaire
• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise du Pack Office et en particulier d’Excel

Conditions 

• Rémunération : À évaluer selon profil et expériences
• 25 CP/an
• Repos forfait jour
• Mutuelle, Ticket Restaurant, Transports
• Contrat : CDD OU CDI à plein temps, forfait jour
• Prise de poste : Dès que possible
• Lieu de travail : Paris 15ème, télétravail possible, travail en open-space

Merci d’envoyer vos CV+ LM 

secretariatgeneral@reseau-memoire-alois.fr